Planejando o vínculo com a Tecnologia da Informação

Uma empresa que não estabeleça algum tipo de planejamento está fadada a ter problemas no mercado em que atua. Como qualquer pessoa, uma empresa necessita ter sonhos e persegui-los e, no mínimo, vontade de crescer.

Por muito tempo, as organizações mostravam-se preocupadas apenas com a solução de seus problemas internos, imaginando que com isso ocupariam uma boa posição de mercado. Com o crescimento da sociedade e com a concorrência cada vez mais acirrada imposta pelo mercado, a "mentalidade das organizações" - de seus proprietários, diretores e administradores - precisaram mudar.

No momento em que as organizações começaram a se preocupar com seu rendimento interno e externo (eficiência e eficácia), os movimentos de administração estratégica iniciaram um processo de formulação de novos paradigmas, baseados em planejamentos que visam observar o funcionamento e os problemas internos e externos da organização, melhorando, assim, sua capacidade de resposta às flutuações. Este modelo de administração tem como base os seguintes princípios:

- Envolver-se nas estratégias de mercado, da organização e no vínculo existente entre elas;
- Voltar o foco principal para a interface de relacionamento da empresa com o ambiente que a cerca (o mercado);
- Procurar se antecipar, adaptar e criar mudanças tanto na organização como no ambiente no qual ela está inserida;
- Ser impulsionada pela busca constante de oportunidades de negócio;
- Perceber que as oportunidades podem ser encontradas no mercado ou planejadas dentro da própria organização, lembrando que sempre são concluídas no mercado consumidor;
- Assumir determinados riscos, calculados na busca de oportunidades, antes da sua concretização;
- Basear-se na organização controlando o seu futuro, e não sendo guiada pelo mercado, mas podendo adaptar-se a ele;
- Focar na conscientização e no trabalho global da organização, e não somente de grupos isolados;
- Ter como alicerce a integração do horizonte empresarial a curto e a longo prazos.

O planejamento estratégico é exatamente a definição dos objetivos a longo prazo, e das metas em curto prazo, que a organização perseguirá para o seu desenvolvimento. Mas não basta simplesmente ter o planejamento estratégico na empresa, é necessário verificar o seu andamento e quais atitudes precisam ser tomadas para ajustar alguns pontos que se distanciem do que foi planejado. Podemos definir os objetivos como os planejamentos a serem alcançados pela organização em longo espaço de tempo, com base em pequenos passos estabelecidos pelas metas. São as decisões a longo prazo, e metas, os planejamentos a serem alcançados pela organização em curto espaço de tempo (decisões mais próximas).

Devemos alertar que o primeiro passo para que a empresa possa desenvolver um plano estratégico é a formulação dos objetivos que ela deseja atingir e das metas necessárias para alcançar tais objetivos. A organização deve tentar criar o seu próprio futuro, em vez de apenas tentar se adequar ao que vai aparecendo, ou seja, acreditando que o futuro é que definirá o rumo a ser tomado.

Um planejamento estratégico de nada serve se não existir algum planejamento de ações a serem executadas no dia-a-dia da organização, para tentar alcançar o que foi estrategicamente definido. Para esse segundo tipo de planejamento, define-se planejamento operacional como o desdobramento do planejamento estratégico em ações concretas, que serão realizadas no dia-a-dia.

Quando pensamos em sistemas de informação, é preciso estabelecer também um planejamento para definir as atualizações indispensáveis ao sistema e o seu alinhamento com o planejamento estratégico da empresa, pois as necessidades de informações mudam de acordo com as mudanças de objetivos.

Atualmente, o planejamento dos recursos indispensáveis aos sistemas de informação é chamado de Planejamento Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI, também conhecido como PDI - Plano Diretor de Informática), sendo sua principal característica o alinhamento com o Planejamento Estratégico e Operacional. Dentro desse planejamento, por exemplo, pode estar definida a nova maneira de comercializar produtos ou serviços, usando telemarketing ou as formas de comércio eletrônico.

Quando se define o PDTI devem-se levar em consideração as três perspectivas e seus relacionamentos. Caso contrário, poderão ser definidas ações que, em vez de ajudar, podem criar mais desequilíbrios na organização. Como dicas para resolução de problemas de desequilíbrios na empresa, podemos citar:

- Organizar as necessidades da empresa para definir a ordem de prioridade e importância;
- Planejar cada resolução com base nas necessidades analisadas;
- Executar o planejamento em uma velocidade que considere o nível de absorção de mudanças da própria organização e das pessoas envolvidas;
- Revisar o andamento do plano para efetuar as correções necessárias imediatamente;
- Agir sempre que for preciso e, principalmente, não esperar que a resolução do problema ocorra de forma mágica ou espontânea;
- Promover a realimentação do planejamento atual com correções efetuadas no plano original.

Desta forma, podemos concluir que a Tecnologia da Informação, quando corretamente definida como ferramenta para o sistema de informações da organização, possui dois papéis fundamentais: primeiro, deve ser usada pelas pessoas para que possam realizar melhor sua tarefa e segundo, ter de suportar o processo produtivo.

Publicação: 20/12/06

Francisco Freitas - Consultor Sebrae

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