Voltada para a área de Gerência de projetos, a Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS) consiste em uma ferramenta de decomposição do projeto em partes manejáveis. Esta estrutura é composta em uma árvore hierárquica formulada com o assunto mais geral para mais específico. A organização está relacionada à estratégia: (deliverables) de entregáveis e tarefas que precisam ser feitas para completar um projeto.

O objetivo principal de uma WBS é identificar os itens reais a serem feitos em um projeto. O WBS serve como base para a maior parte do planejamento de projeto. A estrutura é bastante utilizada e comum nos ambientes de TI nos Estados Unidos. A Work Breakdown Structure, possui várias resoluções de trabalho do governo dos Estados Unidos e não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de execução do projeto.

CONSTRUINDO UMA WBS

A WBS deve ser completa, organizada e pequena o suficiente para que o progresso possa ser medido, mas não com muitos detalhes, o que pode gerar um obstáculo para a realização do projeto. Uma boa estratégia heurística é seguir é a regra do 8-80: exige-se que um pacote de trabalho ocupe entre 8 e 80 horas de duração.

É uma das partes mais importantes no plano do projeto. Ela serve como entrada para o desenvolvimento da agenda, atribuir funções e responsabilidades, gerenciar riscos, entre outros. O tamanho da WBS não deve exceder 100-200 elementos se mais elementos forem requeridos, utilize subprojetos. A WBS deve ter de 3 a 4 níveis de profundidade. Essas sugestões derivam dos seguintes fatos:

- Nossa memória de curto prazo é limitada de 5 a 9 itens;
- Possuir tempo pré determinado para planejamento e conclusão do projeto.

Para o Diretor de Tecnologia da SISNEMA, Giani Maldaner, essa ferramenta é um item importante para o andamento de um projeto. "Com a WBS é possível acompanhar cada etapa e saber de que forma atuar. Para projetos é essencial por mostrar de forma clara e concisa o item de cada etapa, bem como as estipuladas para a realização", contextualizou o Diretor.

REGRA

Um dos mais importantes princípios para realizar o projeto de uma WBS é conhecido como a regra dos 100%. O Practice Standard for Work Breakdown Structures (Second Edition), publicado pelo PMI - Project Management Institute define a regra 100% da forma como a WBS incluidos no trabalho definido pelo escopo do projeto e captura todas as entregas – internas, externas, intermediarias – de forma ao trabalho estar completo, incluído o gerenciamento do projeto.

Esta regra dos 100% é um dos mais importantes princípios que guia o desenvolvimento, decomposição e avaliação da WBS. A aplicação desta regra vale para todos os níveis na hierarquia. É importante lembrar que esta regra também se aplica ao nível de atividades, ou seja, o trabalho representado pelas atividades de cada pacote.

O trabalho do WBS se subdivide em duas fases:

- Preliminar;
- Crítico.

OBS: Estes devem assegurar que as fases sejam claramente separadas para uma entrega, por exemplo:

- Documento de revisão de projeto preliminar;
- Documento aprovação da revisão projeto crítico.

Outra dica para elaboração do WBS no plano de projetos gerenciais é utilizar o esquema de codificação WBS. Esta estratégia é comum para os elementos WBS serem numerados sequencialmente no sentindo de revelar a estrutura hierárquica. Por exemplo: 1.3.2 "Filial X" identifica este item como o 3º elemento da WBS, desde que exista o número 3 separado um ponto decimal. Um esquema de codificação também ajuda os elementos WBS serem reconhecidos em qualquer contexto escrito.

A WBS é uma ferramenta importante para o gerenciamento de projetos, o conteúdo aprofundado sobre este recurso estão reunidos nos cursos de Gestão de projetos e Gerência de TI da SISNEMA confira nos links abaixo o conteúdo programático dos cursos:

- Gerência de TI
- Gestão de Projetos

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Publicação: 04/12/07

SISNEMA